信息化发展到现在，网络办公已经成为了一种非常普遍的办公方式，各种意见的传递、信息的汇总、公文的审批、决策的下达在网络办公中都极为常见，于是大量的word、excel电子文件就以各种方式在局域网、互联网上广为传播，但是大家似乎都忽视了一些基本问题：这些电子文件的权威性如何保证？如何验证用户签署的文件没有被修改过？如何保证别人不会伪造签署文件？如何防止签署者否认对文件的签署？……
传统的文件传递是通过加盖公章来保证它的权威性的，人们只要通过辨别文件上的公章也就认可了它的合法和权威，这些都是自然而然的办公习惯。但是在网络办公中，大量存在的word/excel文件却没有通过合适的方式来保证它们的权威和安全。这不能不说是一个重大的不足。
其实，在计算机环境下，利用数字证书技术同样可以实现对word/excel等文件的签名盖章。数字签名盖章系统就定位于此问题的解决，它基于全球的办公标准――Microsoft Office开发与其完全融为一体，用户只需通过鼠标左右键即可完成全部操作，是适合中国用户实际情况的理想解决方案。通过数字签名盖章系统，用户可以得到以下利益：
    1、 基于软硬件结合的成熟产品，使用户从心理上更加易于接受产品，破除了用户对软件抽象概念的顾虑；
    2、 利用数字证书的成熟技术、采用1024位加密，所有加解密运算都在加密卡内运行，安全性有绝对的技术保障；
    3、 关键数据存放在可随身携带的加密卡中，即使不慎丢失了，密码只要输错三次，系统就会自动锁定加密卡使其不能使用，这样就解除了用户丢失加密卡的担心；
    4、 基于MS Office开发，不受其他任何应用系统约束，用户只要安装MS Office即可。签署后的文件仍然是标准的Office文件可以直接与其他任何支持Office的系统结合使用，不用作任何程序的修改和设置，是完全通用的标准解决方案；
    5、 产品安装后，只是在标准MS Office界面中加入一个按钮，用户只需轻点鼠标左右键即可，不需要再次培训；
    6、 用户既可一次性全面应用本系统，也可分批分次逐步采用，用户选择范围大，预算压力小。

    当前许多办公自动化系统中也部分的解决了一些文件的权威性问题，比如通过进入办公自动化系统的身份验证来间接保证文件的权威性，这样做本身并没有太大的问题，但局限性很明显：只能在这个OA系统内部使用，脱离特定的环境就完全没有保证了。这就是非标准化解决方案的弊病！
    调查发现：信息化应用系统的效能发挥与系统操作简易程度有直接的正向相关性――应用范围越大，这种正向相关性越明显。由于文件本身就是要广为传递而且每次的传递范围也有很大的不确定性，所以对于文件权威性和安全性保证问题，它所涉及的人员范围是非常广泛的。而且，国内普通计算机用户，尤其是高层管理者计算机水平都不是很高，更记不住大量的操作规范和一系列的密码，而网络办公尤其是上面所提到的公文签署、文件的传输审批、决策的下达等更离不开这些计算机水平不高的管理者们。所以我们认为一个安全、方便、实用的数字签名盖章系统就是用户当前最需要的。

来源： 力点软件